Jak zorganizować świetną imprezę firmową?

 

Coraz więcej firm decyduje się na organizację różnego rodzaju imprez firmowych. I bardzo dobrze! Dzięki temu ludzie tacy jak ja mają pracę, płacą podatki, przez co państwo się bogaci, a ludziom żyje się dostatniej.

Zajmijmy się tematem na poważnie. Do imprezy firmowej, tak jak zresztą do każdego działania podejmowanego w ramach prowadzenia działalności gospodarczej warto podejść analitycznie i po prostu zadać sobie kilka podstawowych pytań.

Po co organizuję imprezę?

No właśnie. Warto zastanowić się przez chwilkę nad celem. Zasadniczo najczęściej chodzi o integracje załogi (wszak często mówi się o imprezach integracyjnych), wzrost identyfikacji z firmą w której się pracuje (bo pracownik, który swoja firmę lubi jest bardziej lojalny i oddany), a często również o nagrodzenie najlepszych, oraz nagrodzenie grup/zespołów pracowników.

Miałem okazję grać na sporej ilości imprez firmowych, przez co mogłem obserwować zarówno pozytywne, godne naśladowania praktyki, jak również błędy organizacyjne. A jako, że z zamiłowania jestem „socjologiem” (i dane mi było zgłębiać wiedzę z tej dziedziny podczas studiów „niedokończonych”) zdarza mi się analizować wpływ takich imprez na pracę firm (w stopniu który można zaobserwować przy okazji powierzchownej obserwacji). Miałem też okazję pracować w kilku firmach organizujących takie wydarzenia.

Dlatego też zachęcam cię do dalszej lektury tego tekstu i wykorzystania moich doświadczeń. Zachęcam też do osobistego kontaktu, mailowego lub telefonicznego, moje dane znajdziesz tutaj. Chętnie coś ci podpowiem, zupełnie nieodpłatnie:)

Wracając do tematu. Jeśli już wiesz jaki jest twój najważniejszy cel skup się na nim. Jeśli chcesz podnieść wydajność pracy i poprawić jej atmosferę poprzez integrację zastanów się chwilę nad tym jak to zrobić. Przede wszystkim warto zastanowić się czy wolimy postawić na konsolidację grup/zespołów działających w ramach naszej firmy, czy raczej rozluźnić panującą między nimi atmosferę. Oczywiście, jeśli w naszej firmie działają jakieś grupy/działy.

Przykład 1 – „integracja”

W ramach naszej firmy działają zespoły złożone z kilkunastu osób, które w pracy stale ze sobą rywalizują, lub też praca jednego zespołu zależy niejako od pracy drugiego, pojawiają się też konflikty między grupami.

Z drugiej strony grupy są zróżnicowane, w każdej z nich znajdują się osoby bardzo dobrze wywiązujące się ze swoich obowiązków, sprawne, skuteczne… oraz pracownicy mający problemy, nie wyrabiający norm, zestresowani lub zwyczajnie nowi.

Jeśli podczas imprezy zdecydujemy się na organizację np. zawodów sportowych czy też jakiś innych konkursów grupowych, w których rywalizować będą grupy, to integracja wewnątrzgrupowa wzrośnie, pracownicy zaczną widzieć w swoich kolegach z pracy ludzi, zachwiana zostanie nieco hierarchia, bo pracownik, który z jakiś względów niezbyt sobie radzi z zadaniami w pracy może okazać się świetny w konkursie. Zyska przez to akceptację grupy, zacznie się lepiej czuć w pracy i być może wzrośnie również jego wydajność. Co więcej, będzie mógł liczyć na wsparcie innych członków grupy, którzy chętniej będą mu pomagać.

Niestety jednocześnie taki konkurs może stać się kolejnym punktem zapalnym w rywalizacji między grupami, szczególnie dla najbardziej ambitnych jej członków.

Jeśli natomiast zdecydowalibyśmy się na organizację imprezy pozbawionej elementu rywalizacji, lub też na „wymieszanie” grup podczas konkursu, możemy sprawić, że pracownicy zaczną darzyć się na wzajem sympatią, nie zważając na podział na grupy, a ilość konfliktów i wzajemnych złośliwości spadnie. Niestety ryzykujemy osłabieniem rywalizacji międzygrupowej, bardzo korzystnej z punktu widzenia firmy. Jednak jak mi się wydaje akurat te efekt łatwo jest zniwelować poprzez zwyczajne sowite wynagradzanie rywalizacji.

Wzrost identyfikacji z firmą

Dla firmy często ważne jest to, żeby pracownicy zwyczajnie ją lubili. Dlaczego? Bo pracownik, który lubi swoją firmę to genialna „żywa reklama” działalności… a pracownik, który swojej pracy nie lubi może nam zrobić niezwykle skuteczną antyreklamę. Badania wykazują, że człowiek niezadowolony z jakiegoś produktu czy usługi powie to tym przeciętnie kilkakrotnie większej grupie ludzi, niż osoba zadowolona z zakupu czy z usługi. A jeśli jest to przy okazji pracownik danej firmy to zyskuje on od razu status eksperta.

Czy jeśli twój znajomy, lub nawet „znajomy znajomego”, który pracuje w danej firmie wypowiadały się o niej bardzo negatywnie, to skorzystałbyś z jej usług? Raczej nie. Dlatego tak ważna jest właśnie sympatia pracownika do swojego zakładu pracy.

Jak ją osiągnąć? To trudny i skomplikowany proces na który składa się wiele elementów… i który można koncertowo spieprzyć podczas imprezy firmowej.

Jak to zrobić dobrze? Rozdaj wśród pracowników zestawy gadżetów z logo firmowym – ale zadbaj o ich jakość, nawet kosztem ilości. Dobrej jakości długopis, koszulka, kubek, brelok czy inny drobiazg opatrzony logo firmy na pewno będzie dobrym pomysłem.

Zadbaj też o to, żeby podczas imprezy zburzyć na chwilę mur dzielący pracowników niskiego i wysokiego szczebla. Takie samo menu dla wszystkich to podstawa! A kierownictwo powinno raczej siedzieć wraz z pracownikami z którymi na co dzień pracuje, niż we własnym gronie. Nie warto z tym jednak przesadzać i wymuszać na kimkolwiek „integrowanie się z kadrą” jeśli nie ma na to ochoty. Bo każdy z nas taką sztuczność  wyczuje od razu. Postaraj się o to, żeby chociaż na początku imprezy, kiedy jest jeszcze dość „oficjalnie”, każdy z jej uczestników był „równy”. Wraz z jej rozwojem i tak stworzą się „stronnictwa” i ludzie w naturalny sposób podzielą się na tych, którzy tańczą, na tych którzy gadają w swoim gronie… i na tych, którzy idą już do domu.

Stare przysłowie mówi, że „pańskie oko konia tuszy” i jest w tym bardzo dużo prawdy, a jeśli pracownik uważa, że prezes to „swój chłop” albo „spoko babka”, bo gra w piłkę, zna się na kinematografii albo zwyczajnie potrafi się bawić, na pewno będzie lepiej patrzył na swój zakład pracy.

Nagradzanie

Czy nagradzanie podczas imprezy ma sens? Oczywiście! Bo działa w dwie strony – oprócz tego, że wpływa na motywację obdarowanego to również działa na wyobraźnie pozostałych. Dlatego warto, żeby nagród było mało i miały solidną wartość… i dobrze by było, by były to niespodzianki. Jeśli któryś z pracowników szczególnie się wykazał w pracy, a dostał w nagrodę jedynie dyplom i uścisk ręki prezesa to raczej go to zdemotywuje, podobnie jak i innych pracowników, których utwierdzi w przekonaniu, że dobrze robili nie zadając sobie trudu. Podobnie, jeśli nagrody (nawet atrakcyjne) otrzyma szeroka rzesza pracowników. Ci najbardziej zaangażowani poczują się niedowartościowani, a ci, którzy wykonali niewielka pracę i otrzymali nagrodę nie będą mieli bodźca do większej pracy w przyszłości.

Dobre praktyki

Bardzo dobrym pomysłem jest… skontaktowanie się z firmą, która zajmuje się organizacją wydarzeń, lub chociaż z osobą taką jak ja – doświadczonym DJem nie ograniczającym się li tylko do grania muzyki, ale też chętnie wspomagającym organizatorów. Rozmowa ze specjalistą pozwoli szybko dostosować sprawdzone rozwiązania do specyfiki Państwa firmy.

Jeśli jednak zdecydujecie się samodzielnie zorganizować taką imprezę skorzystajcie z kilku rad.

Dobrym pomysłem jest zorganizowanie imprezy tematycznej! Ostatnimi czasy miałem okazję grać np. na imprezie „hawajskiej” oraz na imprezie inspirowanej ogólnie pojętą kinematografią. Wymusza to na imprezowiczach wykazanie się inwencją i pozwala na powiedzenie „czegoś o sobie” za pośrednictwem swojego stroju. Jednocześnie nie widać tak mocno różnic materialnych, co też jest korzystne z punktu widzenia „integracji”.

Pamiętaj o odpowiednim doborze miejsca. Dobrze jest również pomyśleć o zapewnieniu transportu po imprezie – warto wcześniej znaleźć osobę, która zajmie się odwożeniem imprezowiczów do domów, można też umówić się z jedną z korporacji taksówkarskich, na pewno w ten sposób uzyska się dobrą cenę. Warto o tym pamiętać, bo jeśli pracownik zakończy imprezę płacąc sowity rachunek za taksówkę, nie będzie wspominał jej najlepiej.

Czego unikać?

Grałem kiedyś imprezę firmową dla sporej firmy z branży motoryzacyjnej. Ktoś wymyślił, żeby impreza odbyła się w czwartkowy wieczór, podczas gdy część obecnych na niej gości o godzinie 6 rano w piątek musiała pojawić się w pracy. Mieli oni niemały dylemat, czy wrócić do domu koło godziny 20:00, by zdążyć się odpowiednio wyspać przed pracą, czy też może lepiej zostać dłużej i… jakoś to będzie. Jako, że była to pierwsza impreza tej firmy (która dopiero otwierała działalność w tym miejscu) widać było sporą nerwowość. Pracownicy nie wiedzieli, czy lepiej jest wyjść wcześnie i okazać się odpowiedzialnym, ale mało towarzyskim człowiekiem, czy też może bawić się i integrować dłużej, narażając się na zaszufladkowanie jako imprezowicz i lekkoduch. Unikaj takich sytuacji!

Innym razem miałem okazję grać imprezę dla innej dużej firmy, w modnym lokalu obfitującym w liczne zakamarki, nie posiadającym jednej dużej sali. Na dodatek impreza nie posiadała żadnego scenariusza, a ja zostałem poproszony jedynie o zajęcie się muzyką.  Pracownicy szybko podzielili się na małe grupki, o żadnej integracji nie mogło być mowy. Nie można było również zwrócić się do wszystkich obecnych, właśnie dlatego, że znajdowali się w wielu różnych miejscach. Radzę organizować imprezy w salach w których wszyscy się widzą, a w sezonie letnim najlepiej w plenerze.

Kwestia otwartego baru

Na zakończenie parę słów o tym, z pozoru błahym, a w rzeczywistości bardzo ważnym elemencie. Otwarty bar bardzo często powoduje, że część pracowników… bardzo chętnie z niego korzysta. Można powiedzieć, że nadmiernie chętnie, nie zważając na to, że patrzą na nich przełożeni.

Z drugiej strony otwarty bar jest naprawdę fajną atrakcją, ludzie bardzo to lubią, a jednocześnie jeśli czują się gośćmi na imprezie to nie mają ochoty dodatkowo za alkohol płacić.

Z mojego doświadczenie wynika, że fajnym pomysłem jest umówienie się z firmą zajmującą się cateringiem, by napoje alkoholowe były płatne, ale jednocześnie tanie. Można też rozdać wśród gości talony, po których wykorzystaniu za każdy kolejny drink trzeba już samodzielnie zapłacić.

Na zakończenie

Cokolwiek robisz rób to z głową i tak, żeby czemuś służyło. Zaangażuj pracowników do pracy przy organizacji czy chociażby koncepcji imprezy – zaproś do współpracy „liderów opinii” czyli niekoniecznie osoby zajmujące kierownicze stanowiska, raczej osoby lubiane, mające charyzmę i będące „duszami towarzystwa”. Na pewno ci się do opłaci.