Stało się! Znaleźliśmy DJ-a lub zespół, który bardzo nam się podoba i w którego ręce chcemy oddać oprawę muzyczną i prowadzenie ważnej dla nas uroczystości. Niezależnie od tego czy jest to wesele, impreza firmowa czy cokolwiek innego warto podpisać umowę… i warto wiedzieć, co powinno się w niej znaleźć, by uniknąć nerwów i problemów. Podobne zasady można przyjąć podpisując umowę z fotografem czy operatorem wideo.

Umowa to ważna sprawa – jej zadaniem jest zabezpieczenie interesów obu stron. Pamiętajcie, że jej treść można negocjować (przed jej podpisaniem) i jeśli  chcielibyście coś do niej dopisać (lub z niej wykreślić) to po prostu zaproponujcie to usługodawcy.

Według prawa by zawrzeć legalną i prawomocną umowę wcale nie musimy się fizycznie spotkać! Można ją zawrzeć równie dobre na odległość – wykorzystując do tego pocztę – tę tradycyjną lub elektroniczną. Pamiętajcie, że wg. prawa umowa zostanie zawarta wtedy, kiedy potwierdzicie wzajemnie wszystkie ustalenia – jeśli więc prowadząc korespondencję nasz DJ czy fotograf potwierdzi, że ma wolny termin, opisze swoją ofertę i poda cenę, a my się na nią wyraźnie zgodzimy to… de facto zawarliśmy już prawomocną umowę. Warto jednak podpisać „tradycyjną” umowę (niezależnie od tego czy zrobimy to na spotkaniu, przesyłając umowę pocztą czy jej skany emailem).

Umowa powinna rozpocząć się od wymienienia stron, które ją podpisują (wraz z danymi identyfikacyjnymi czyli imieniem, nazwiskiem, adresem zamieszkania i numerem dowodu osobistego). Uwaga! Jeśli podpisujemy umowę z firmą, a nie osobą fizyczną (bo może się zdarzyć, że osoba z którą się spotykamy lub rozmawiamy reprezentuje firmę) upewnijmy się, że to właśnie ona przyjedzie na naszą imprezę! Może się okazać, że firma zatrudnia np. kilku DJów. Dlatego jeśli podpisujemy umowę z firmą żądajmy umieszczenia w niej informacji o tym kto konkretnie będzie dla nas pracował. Podobnie jeśli jest to umowa z zespołem – żądajmy umieszczenie informacji o jego składzie i instrumentarium z adnotacją, że na ewentualne zmiany musicie się zgodzić.

Przezorny zawsze ubezpieczony! W druku umowy prawdopodobnie dane DJa czy członka zespołu będą już zawczasu wpisane –  nie krępujmy się poprosić o pokazanie dowodu osobistego i sprawdzenie danych naszego „kontrahenta”.

Kolejny punkt to czas i miejsce w którym odbędzie się przyjęcie. Warto spróbować wynegocjować odpowiednią godzinę zakończenia imprezy! Część „grajków” może chcieć umieścić w umowie informację o cenie każdej godziny poza ustalony limit. Warto to zrobić – dzięki temu nie będziemy musieli o 2 czy 3 w nocy zajmować negocjacjami.

Kolejny punkt to właśnie cena. Zwróćcie uwagę czy jest podana kwota netto czy brutto! Tutaj też znajdzie się ewentualna informacja o kosztach grania powyżej ustalonego czasu i o ewentualnym zadatku. Warto też zawszeć w umowie informację o sposobie płatności! Pomyślcie, czy wygodniej będzie wam przelać pieniądze z góry, zapłacić gotówką w dniu imprezy, a może przelewem dopiero po wydarzeniu.

Warto umieścić na umowie również informacje dotyczące szczegółów waszych ustaleń – np. informację, że DJ powinien mieć ze sobą sprzęt nagłośnieniowy i oświetlenie (można też prosić o jego specyfikację, jeśli jesteście super skrupulatni).

W umowie znaleźć może się również paragraf mówiący o „odpowiedzialności za zniszczenie sprzętu spowodowane działaniem osób trzecich”. W ten sposób zespół lub DJ zabezpiecza swoje interesy – i chyba nie powinno budzić to zastrzeżeń. Wiadomo, że imprezy bywają różne:)

Ostatnim ważnym elementem jest umieszczenie informacji o zadatku/zaliczce oraz o ewentualnych sankcjach związanych z zerwaniem umowy lub też z jej niedopełnieniem! To ważne! Często paragraf ten zapisany jest w taki sposób, by chronił interesy obu stron. Możemy też zawrzeć informację o tym, że na ewentualne zastępstwo musimy wyrazić pisemną zgodę – DJ czy muzyk to też człowiek i może czasem lepiej zgodzić się na zastępstwo niż mieć na imprezie grajka z anginą.